Moderne Vereinsverwaltung als Verein

Moderne Vereinsverwaltung: Vereine modern & zeitgemäß verwalten

Von der gemeinnützigen Organisation über Verbände bis zu kleinen oder großen Vereinen, sie alle haben etwas gemeinsam. Am Anfang sind es oftmals nur wenige Mitglieder, die mithilfe von kompakten Kartei-Systemen verwaltet werden. Ordner und Karteikarten stellen dann den ganzen Verwaltungsaufwand dar. Doch mit der Zeit werden es immer mehr Mitglieder, Aufgabenbereiche und Ziele wachsen. Der arme kleine Karteikasten quillt über und auch das kostenlose und ungeeignete Excelprogramm bietet nur so lange Hilfe, bis der erste Kontakt mit dem Finanzamt entsteht.

Manchmal gehen Vereine auch modernere Wege, organisieren sich digital und überlassen dem Schatzmeister die Buchhaltung des Vereins. Doch sobald dieser nicht mehr hinterherkommt, weil der Verein stetig wächst und gedeiht, ist die Not groß. Viele Vereinigungen geben dann immer mehr Geld für Personal, Büro, Kommunikation und Arbeitsmaterialien aus oder überstrapazieren die Gutmütigkeit versierter Mitglieder.

Eine moderne Vereinsverwaltung darf und sollte über alle förderlichen Maßnahmen nachdenken. Warum sollte man die Verwaltung zum Beispiel nicht auslagern? Auch der Einsatz zeitgemäßer und effizienter Software für Vereine erleichtert das regelmäßige Verwaltungsaufkommen. Mit innovativen Programmen können Datenbanken gepflegt, Rechnungen geschrieben, Schreiben versandt und sogar Steuererklärungen erstellt werden. Worauf es bei der Digitalisierung des Vereins ankommt und wie moderne Vereinsverwaltung aussieht, klärt der folgende Artikel.

Neue digitale Wege & Lösungen für Vereine

<p>Egal wofür ein Verein brennt, wer dort zusammenkommt, um seiner Passion zu folgen oder wofür der Verband sich einsetzt, moderne Lösungen sind immer ein Gewinn. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange der Verein schon besteht oder ob er überhaupt noch nicht digital arbeitet. Auch traditionsreiche Vereine sollten die Digitalisierung nicht scheuen.</p><p>Sie ist eine Chance, die eigene Verwaltung zu optimieren und den Mitgliedern mehr Zeit und Raum für die Vereinsziele zu ermöglichen. Manchmal öffnet die moderne Kommunikation Türen, die den Verein in seinem Ziel massiv voranbringen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn es um Veranstaltungen geht. Die Corona-Pandemie hat es vielen Vereinen unmöglich gemacht, sich zu treffen, Feste, Jubiläen oder andere Events zu veranstalten. Vereinsversammlungen waren nicht möglich.</p><p>Auch, wenn das inzwischen wieder anders aussieht, so haben sich durch die Zeit einige Vorteile der Online-Kommunikation herauskristallisiert. Mitglieder können durch Onlineschaltungen und Online-Konferenzen von überall aus an der Versammlung teilnehmen. So fühlt sich niemand ausgeschlossen, wenn es um wichtige Beschlüsse und Abstimmungen geht.</p><p>Darüber hinaus lassen sich auch echte Treffen und Veranstaltungen mit der richtigen Software vereinfachen. Rundschreiben, Erinnerungen und Einladungen können online versandt oder zumindest schnell erstellt werden. Mit einem Programm, das sich Textbausteine merkt, können Schreiben jeder Art zeitnah und unkompliziert angefertigt werden.</p><p>Außerdem wird auch die Mitgliederverwaltung vereinfacht. Die Kommunikation mit Dienstleistern, Partnern, Interessenten und Spendern gestaltet sich mithilfe digitaler Lösungen schnell und einfach. Auch die gesamte Buchführung kann so übersichtlicher, sicherer und vor allem gesetzeskonform organisiert werden. Umso mehr Aufgabenbereiche ausgelagert oder digitalisiert werden, desto ausführlicher und organisierter wird die Verwaltung im Verein.</p>

Welche Aufgaben kann ein Verein auslagern?

So gut wie alle Aufgaben der Vereinsverwaltung lassen sich auslagern. Dies ist natürlich nicht für jeden Verein sinnvoll. Doch je größer ein eingetragener Verein ist, desto vielfältiger gestaltet sich das Verwaltungsaufkommen. Hinzu kommt, dass Vereine genau wie Unternehmen sich ständig entwickeln. Mitglieder kommen und gehen, Rechnungen ändern sich und auch die Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern ist keine starre Angelegenheit. Dennoch gibt es Aufgaben, die in so gut wie allen Aufgaben gleich sind und diese können heute problemlos und kostengünstig ausgelagert werden. Zu diesen gehören:

• Mitgliederverwaltung
• Finanzen (Beiträge, Einkommen, Ausgaben, Steuererklärungen)
• planen und organisieren von Veranstaltungen
• Kommunikation mit Vereinsmitgliedern & Außenstehenden
• Pflege von Internetseiten & Social Media Kanälen
• PR-Arbeit & Marketing

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Wie digitale Tools bei der Mitgliederverwaltung helfen‍

Vereinsmitglieder: Sie sind es, die den Verein überhaupt erst möglich machen. Zu den Hauptaufgaben der Verwaltung gehört es daher, deren Daten zu erheben und diese zu verwalten. Nur so ist es überhaupt möglich, die Vereinsbeiträge zu erheben, eine Versammlung zu organisieren oder Rundschreiben zu versenden. In der passenden Software werden nicht nur die jeweiligen Mitgliederdaten gespeichert. Sie können mit der Zeit ergänzt oder verändert werden.

So können Mitglieder in Kategorien wie aktiv, passiv, Junior, Senior, Ehrenmitglied eingeteilt werden. Zudem kann hinterlegt werden, ob sie im Laufe ihrer Mitgliedschaft an Weiterbildungen oder Kursen teilgenommen haben oder wann sie welche Aufgaben übernommen haben. Nutzer können Kurs-Ordner erstellen und beispielsweise nur dessen Teilnehmer anschreiben. Kein Suchen, keine Recherche. Einfach nur eine gezielte Speicherung und Auswahl vereinfacht so die Mitgliederverwaltung.

Vereinsfinanzen innovativ strukturieren

Die Finanzverwaltung des Vereins ist eine sensible und verantwortungsvolle Aufgabe.

Diese muss entsprechend geltender Gesetze ausgeführt werden. Transparenz und Übersichtlichkeit sind daher zwingend notwendig. Und genau dort setzen zahlreiche Computerprogramme an. Sie strukturieren und vermerken die Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Dabei kann zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Einnahmen unterschieden werden. Mitglieds-, Veranstaltung- und Kursbeiträge sowie Eintrittsgelder, Spenden und der Gewinn durch Verkauf werden übersichtlich kategorisiert.

Genauso können die unterschiedlichen Ausgaben des Vereins strukturiert und vermerkt werden. Dazu gehören Miet- oder Pachtzahlungen, Personalkosten, Büro- und Arbeitsmaterialien, Fahrtkosten oder auch in diesem Fall Spenden. Der Vorstand oder der Kassenwart müssen Rechnungen schreiben und bezahlen. Mit der richtigen Software können diese so erstellt werden, dass weder Kunden noch Angestellte oder das Finanzamt etwas beanstanden können. Für die optimale Finanzverwaltung ist es sinnvoll, ein zentrales Programm oder einen Dienstleister zu wählen, der diese Aufgaben für den Verein übernimmt.

Versammlungen & Events modern organisieren

In einem Verein sind immer mehrere Menschen tätig. Treffen, Aktionen und Veranstaltungen gehören daher zum Tagesgeschäft. Es liegt in der Verantwortung der Vereinsverwaltung, diese zu organisieren. Zudem gibt es viele Vereine, die Kurse, Seminare oder Fortbildungen anbieten. Diese sind mitunter kostenpflichtig, wobei die Preise für die Teilnahme meist von der Verwaltung festgelegt werden. Hier gibt es Unterschiede zwischen Vereinsmitgliedern, Außenstehenden, Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen.

Die Teilnahme muss nicht nur in der Mitgliedshistorie vermerkt werden, sondern es müssen auch Teilnahmebescheinigungen sowie andere Nachweise erstellt werden. Mit der richtigen Software und modernen Tools werden schnell und einfach alle Daten erhoben, Einladungen sowie Rechnungen geschrieben und vermerkt und Bescheinigungen ausgestellt. Alle Daten sind dauerhaft zentral hinterlegt und können bei Fragen ohne Ordner schleppen und wälzen schnell aufgerufen werden.

Unkompliziert kommunizieren

Wann steht die nächste Versammlung an? Wer muss angeschrieben werden, welche Jubiläen sind als nächstes geplant und wann war nochmal die nächste PR-Aktion? In einem Verein ist immer was los. Damit das auch alle wissen, muss kommuniziert werden. Das betrifft nicht nur die Vereinsmitglieder, sondern auch Außenstehende. Dienstleister, die für eine Veranstaltung gebucht werden, Partner, die ebenfalls eingeladen sind und Gönner können und sollen über alle aktuellen Vereinsinformationen informiert werden. Eine digitale Kartei von Mitgliedern, Gönnern, Ehrenmitgliedern und anderen Personen macht es einfach, immer die richtigen Ansprechpartner zu informieren.

Wer die Kommunikation dennoch mithilfe von Excel oder Outlook gestaltet, sollte neu denken. Die Programme sind nicht nur unsicher, sondern es schleichen sich häufig Fehler bei Übertragungen ein. Eine moderne Lösung ist die Nutzung eines CRM-Sytems (Customer Relationship Management) oder von spezieller Vereinssoftware. Diese teilen die verschiedenen Personen auf und filtern diese automatisch bei Bedarf. So sieht man schnell, wer wann Geburtstag hat oder welche Person erinnert oder eingeladen werden sollte.

Was bringt moderne Vereinssoftware?

Inzwischen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Programme für Vereine auf dem Markt. Doch welches ist für den eigenen Verein sinnvoll? Genau bei dieser Frage lohnt sich das Auslagern der Vereinsverwaltung.

Externe Unternehmen können die Verwaltung und deren Umfang individuell an den Verein anpassen und bei Bedarf erweitern. Themen wie Datenschutz, Finanzverwaltung und Buchhaltung werden von Experten übernommen. Diese verhindern, dass fachfremdes Vereinspersonal in Fettnäpfchen tappt oder durch eine fehlerhafte Verwaltung Strafanzeigen kassieren.

Was drastisch klingt, ist in der Realität gar nicht so selten. Allein durch die Datenschutzgrundverordnung oder DSGVO müssen Vereine seit 2018 enorm aufpassen. Je nach Art und Schwere des, wenn auch unbedachten, Verstoßes drohen durch diesen Strafzahlungen in Millionenhöhe. Der gesetzeskonforme Datenschutz kommt daher ebenfalls den Mitgliedern des Vereins zugute.

Wie sicher ist die externe Vereinsverwaltung?

Ist die vom externen Dienstleister verwendete Software mandantenfähig, dann sind die jeweiligen Vereinsdaten sicher. Selbst wenn das Unternehmen mit ein und demselben Programm mehrere Mandanten betreut, sind deren Daten darauf so gut geschützt wie auf einem alleinig genutzten Programm. Moderne Technik macht es möglich, mehrere Vereine, GmbHs oder Verbände zu betreuen und diese getrennt voneinander zu handhaben. Die Rechte über den Zugriff können mandantenabhängig vergeben werden und der Datenschutz wird seriös und zuverlässig gehandhabt.

Vor allem große Vereine mit verschiedenen Unterorganisationen profitieren von entsprechenden Systemen. Ihre Daten können mit einer Software zentral und sauber getrennt voneinander verwaltet werden.

Wer trotzdem selbst die Verwaltung übernehmen möchte und dafür eine CRM-Software verwendet, muss dringend auf verschiedene Punkte achten. So muss beispielsweise ein Datenschutzbeauftragter festgelegt werden. Es braucht vordefinierte Löschvorgänge für Personendaten und es muss klar geregelt sein, wer Zugriff auf die Daten hat. Änderungen der Daten müssen vom Programm aufgezeichnet werden. Darüber hinaus darf der Versand eines Vereinsnewsletters oder Rundschreiben nur bei Double-Opt-in getätigt werden, da das Verschicken von unaufgeforderten Mails unter bestimmten Umständen nicht erlaubt ist. Das Auskunftsrecht sieht zudem vor, dass jede Auskunft gespeichert wird (Reporting).